HDD／ハードディスクのデータ、バックアップしてますか？

HDD(ハードディスク)■ファイル名はとても重要

パソコンを日常的に使用しているのであれば、購入時から付いてくるソフトであるということもあり、通常はワードで文章を書いたり、エクセルで表を作ったりする機会が多いのではないでしょうか。

ところで、そのようなソフトによって作成した日々のファイルはどこに保存しているのでしょうか。「マイドキュメント」でしょうか、「デスクトップ」でしょうか。

自分で作成したものは、次に使用するときに、あるいは継続して作業をする時などに、HDD(ハードディスク)からすぐに呼び出せるようにしておかなければなりません。

通常、ワードやエクセルであれば、そのデフォルトの保存先はマイドキュメントになっていると思いますが、プログラムによっては別の場所がデフォルトになっている場合もありますので注意が必要です。

HDD(ハードディスク)は記憶容量が非常に大きく、膨大なデータが収容されていますので、その中から自分の目的のデータを探すのは簡単なことではありません。

したがって、自分で新たに作成したファイルの場合は、後で探す際にファイルの内容がわかるような名前を付けておくことがとても大事です。

ファイルを選んで、右クリックで名前の変更を選択すれば、ファイル名の変更を行うことができます。

ファイル名を表示させた時に、「.doc」とか「.xls」といったピリオドと英語3文字ないし4文字が表示されるようになっているでしょうか．

これらの字が表示されている時は、ファイル名の変更をする時にその部分は変更しないでそのまま残しておかなければなりません。

ファイル名の末尾に付くこれらの「.doc」とか「.xls」という記号は、ファイルの「拡張子」と言うもので、この「拡張子」によって、そのファイルがワード用なファイルなのかの、エクセル用のファイルなのかなどを判断しているのです。

間違ってこの拡張子を消してしまうと、ファイルをダブルクリックしてもワードやエクセルが開かなくなってしまいますが、この場合はファイル名の変更で拡張子を元に戻してやるだけで正常に戻すことができます。

大切なことなので繰り返しますが、ファイル名を付ける時は、くれぐれも後から見てわかるような名前にするようにしましょう。

例えば、多少面倒でも後でファイルを探すときの時間を考えれば、「報告書1」「集計1」というようないった名称ではなく、「○○についての報告書」「5月の売り上げ集計表」というようなわかりやすいファイル名にしておく方がよいでしょう。